Trabajar desde casa es una fiesta gigantesca.

Básicamente puedes hacer lo que quieras. Sin reglas. Sin requisitos Puro caos: adelante, duerma hasta el mediodía y no se preocupe por el tiempo de la empresa.

… no suena muy bien, ¿verdad?

Aunque estoy seguro de que hay algunas personas que explotan su situación de trabajo remoto, la mayoría de los trabajadores remotos están trabajando más duro que nunca. Quieren demostrar que el trabajo remoto es efectivo para poder mantener este privilegio masivo.

Pero si desea asegurarse de que sus trabajadores remotos estén haciendo lo que se espera de ellos, deberá crear una política de trabajo remoto o trabajo híbrido.

Entonces, ¿qué es exactamente una política de trabajo remoto y cómo puede crear una?

No se preocupe: al final de esta guía, tendrá todas las respuestas.

¿Qué es una política de trabajo remoto?

Empecemos con lo básico. ¿Qué es una política de trabajo remoto?

Esencialmente, es un documento que describe las reglas y los requisitos para el trabajo remoto y los arreglos de trabajo flexibles.

También establece expectativas con los empleados y los hace responsables de sus acciones mientras trabajan de forma remota.

Hay algunos tipos diferentes de políticas similares que vale la pena explorar, pero las diferencias son algo superficiales, ya que todas tienen el mismo propósito:

  • Políticas de trabajo remoto. Las políticas de trabajo remoto describen las reglas y expectativas para situaciones en las que los empleados trabajarán de forma remota la mayor parte del tiempo o todo el tiempo.
  • Políticas de trabajo flexibles. Las políticas de trabajo flexible se centran más en los empleados que tienen un arreglo de trabajo flexible. Por ejemplo, se les puede permitir trabajar desde casa ocasionalmente o se les puede permitir elegir su propio horario.
  • Políticas de trabajo híbrido. Las políticas de trabajo híbrido están diseñadas para empleados que pasarán su tiempo dividido entre trabajar en la oficina y trabajar desde casa.

Para ser honesto, puede llamar a su póliza como quiera.

Lo único que importa es que describa todas sus expectativas para los empleados de la manera más clara y específica posible.

9 preguntas importantes para responder en su política de trabajo remoto

Antes de sentarse a escribir su política de trabajo remoto, deberá responder las siguientes preguntas.

1. ¿Cuándo pueden los empleados trabajar de forma remota?

Esta es la pregunta más grande que tendrás que responder.

¿Va a hacer que los empleados vengan a trabajar una vez a la semana para verse y manejar grandes reuniones? ¿Será una organización totalmente remota? ¿Pueden los empleados cambiar su estado laboral como mejor les parezca? ¿Hay ciertos días en los que no se permite el trabajo remoto?

No hay respuestas correctas o incorrectas aquí; cada organización será diferente. Pero debe tener una comprensión sólida de lo que espera lograr.

2. ¿Cuáles son los requisitos básicos para trabajar de forma remota?

Si sus empleados van a trabajar de forma remota, ¿cuáles son los requisitos básicos?

Por ejemplo, ¿tienen que adherirse a ciertas mejores prácticas de seguridad? ¿Tienen que venir a la oficina si les preguntas? ¿Hay objetivos de productividad que desea que alcancen?

No tenga miedo de entrar en detalles aquí; cuanto más específico seas, mejor.

3. ¿Cuáles son sus expectativas de programación y disponibilidad?

¿Cómo espera que los empleados trabajen, se comuniquen y, en general, estén disponibles para los intercambios relacionados con el trabajo?

¿Necesita que los empleados estén en línea y disponibles para reuniones y chats en un horario típico de 9 a 5? ¿O les está dando más flexibilidad de programación? ¿Hay ciertas horas del día en las que se espera que todos en la empresa estén en línea?

4. ¿Cómo se distribuyen los dispositivos tecnológicos y otros recursos para el trabajo remoto?

¿Le dará a sus empleados remotos todos los dispositivos, tecnologías y recursos que necesitan para tener éxito?

Por ejemplo, ¿distribuirá nuevas computadoras portátiles y accesorios de computadora a sus empleados, o ellos serán responsables de proporcionar sus propios dispositivos? Si está distribuyendo dispositivos, ¿la empresa conservará la propiedad de estos dispositivos durante todo el acuerdo?

5. ¿Cómo se debe manejar la tecnología para mantener la seguridad?

La ciberseguridad es aún más importante en una era de trabajo remoto. Si incluso uno de sus empleados es vulnerable a un ataque, podría colapsar toda su organización.

¿Cómo espera que sus empleados manejen la seguridad cuando trabajen para su organización? Por ejemplo, ¿son responsables de iniciar sesión en una VPN? ¿Necesitan seguir ciertos hábitos de contraseña? ¿A qué redes pueden conectarse y qué dispositivos pueden usar?

5. ¿Habrá una oficina disponible?

¿Tiene su empresa una oficina y, de ser así, los empleados actuales pueden usarla a su discreción?

Hay cierto valor en brindar a los trabajadores remotos la opción de regresar al lugar de trabajo tradicional cuando necesitan un cambio de escenario o un lugar para colaborar con otros compañeros de trabajo.

Sin embargo, es posible que no pueda acomodar esto. ¿Proporcionará estipendios para espacios de coworking o arreglos alternativos si no hay una oficina disponible?

6. ¿Se verán afectados los pagos, beneficios o impuestos?

¿Cómo afectarán estos nuevos arreglos de trabajo remoto a los salarios, beneficios y/o impuestos de la empresa?

¿Le dará a los empleados una bonificación adicional para equiparse con un trabajo decente desde el hogar? ¿Reducirá el salario o reducirá los beneficios ahora que no se espera que los empleados viajen al trabajo o se estacionen en el centro? ¿Cuáles son las implicaciones fiscales de esta nueva ubicación de trabajo?

7. ¿Cómo cambiará la cultura de la empresa?

Te guste o no, la cultura de tu empresa va a cambiar.

No puede establecer una cultura de empresa para un lugar de trabajo en persona y mantener todo intacto al cambiar a una política de trabajo remoto o trabajo híbrido; es demasiado difícil mantener a las personas coordinadas y en contacto entre sí.

Adelántese a las cosas describiendo cómo va a evolucionar su cultura a partir de aquí (y cómo va a reforzarla).

8. ¿Quién administrará a los empleados remotos?

¿Los empleados remotos tendrán un superior directo encargado de asignarles tareas, dirigir su trabajo y brindarles asesoramiento y apoyo? Si no, ¿cómo se responsabilizará a los empleados remotos por su trabajo?

9. ¿Estos esquemas están sujetos a cambios?

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Siempre debe dejar espacio para la flexibilidad y las mejoras en el futuro; asegúrese de indicar específicamente que todas sus políticas de trabajo remoto y trabajo híbrido están sujetas a cambios.

Con las respuestas a estas preguntas, debería tener todo lo que necesita para comenzar a redactar su política de trabajo remoto.

Plantilla de política de trabajo remoto

Aquí hay una plantilla de política de trabajo remoto que puede usar:

Introducción

Comienza escribiendo una breve introducción. Explique qué es esta política, cuáles son sus intenciones y cómo los empleados deben leer y utilizar este documento. También debe explicar que este documento está sujeto a cambios adicionales y que los empleados son responsables de revisar la documentación más reciente para asegurarse de que están siguiendo las reglas correctas.

Expectativas principales

A continuación, cree una sección de descripción general que establezca las expectativas para sus empleados.

Asegúrese de incluir subsecciones sobre lo siguiente (la mayoría de las cuales cubrió al abordar las preguntas en nuestra sección anterior):

  • Disponibilidad y programación.
  • Tecnologías y herramientas.
  • Reuniones y comunicación.
  • Formación y recursos.
  • Colaboración y cultura.
  • Pago, impuestos y beneficios.
  • Incorporación y documentación.

Herramientas y Seguridad

Después de eso, concéntrese en las herramientas que proporcionará a sus empleados y sus expectativas de seguridad y privacidad.

  • Dispositivos y acceso a internet.
  • Software y otras herramientas tecnológicas.
  • VPN y medidas de seguridad.
  • Compensación por accesorios y otras necesidades de oficina en casa.
  • Espacios físicos de reunión.

Reglas y consecuencias importantes

En esta sección, establecerá las reglas importantes que los empleados deben seguir para seguir siendo parte de la empresa. No tenga miedo de ser redundante con otras secciones; esta debería ser una sección de referencia rápida que responda la mayoría de las preguntas de los empleados de un vistazo.

Además, asegúrese de describir las posibles consecuencias de no seguir las reglas. ¿Habrá un sistema de estilo de “3 avisos” para las infracciones? ¿Están los empleados sujetos a redacciones, suspensiones o pagos reducidos?

Cultura empresarial y colaboración

Dedique esta sección a la cultura de la empresa y la colaboración de los empleados. ¿Cómo van a cambiar las expectativas de comunicación y colaboración? ¿Qué hará para mantener la cultura de la empresa lo más fuerte posible?

Derechos legales de los empleados

Finalmente, asegúrese de describir los derechos legales de sus empleados, incluidos, entre otros:

  • Vigilancia y privacidad.
  • Pago de horas y horas extras.
  • Derechos a prestaciones.
  • Causales de terminación.

4 consejos para crear y distribuir una política de trabajo remoto

Siga estos consejos para crear y distribuir su política de trabajo remoto.

1. Distribuir la política de trabajo remoto con anticipación.

Pon tu política de trabajo remoto en manos de tus empleados lo antes posible, especialmente si ya están trabajando desde casa.

No desea estar seis meses en un acuerdo de trabajo remoto y cambiar por completo las expectativas de todos a partir de ese momento. También desea dar a sus empleados suficiente tiempo para leer, comprender y tomar medidas sobre esta política.

2. Obtenga una revisión legal.

Trabaja con un abogado. Revise a fondo su política de trabajo remoto.

¿Hay puntos débiles o agujeros? ¿Existen derechos legales que tengan sus empleados que usted no haya mencionado directamente? ¿Hay alguna afirmación que hagas o reglas que hayas establecido que sean técnicamente ilegales o impugnables en un tribunal de justicia?

Resuelva todo esto antes de enviar las pólizas.

3. Obtenga firmas y revise la información.

Asegúrese de que cada empleado se tome el tiempo para leer la política y firmar un documento que indique que la entiende.

Para redundancia, también es una buena idea organizar una reunión en la que revise el documento junto con sus empleados y responda cualquier pregunta (porque, seamos realistas, al menos algunos de sus empleados no lo leerán sin importar cuánto mendigar).

Mantenga copias firmadas de la política de trabajo remoto en el archivo en caso de que necesite consultarlas más adelante.

4. Reevaluar y actualizar periódicamente la política.

Su política de trabajo remoto debe ser un “documento vivo”, que se someta a reevaluaciones y reescrituras de forma regular.

Al menos una vez al año, revise la política y vea si hay alguna sección que deba actualizarse o reescribirse; si descubre nuevas fallas, asegúrese de corregirlas y redistribuir las políticas para las firmas de nuevos empleados.

Gestionar mejor a los empleados remotos

Administrar un equipo remoto puede ser difícil.

Pero es mucho más fácil con una buena política de trabajo remoto y las herramientas y el lugar adecuados.

Y si ha leído esta guía, eso significa que ya está a mitad de camino.

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